Kommer vi vända på kuttingen när mötesytor designas för det "nya normala"?

För oss människor har och kommer möten alltid vara viktiga ur flera aspekter. När vi möts skapar vi, är kreativa, hittar samarbeten, löser problem, skrattar och har trevligt.

I yrkeslivet spelar möten en viktig roll för att ett företag ska nå framgång. När vi skapar miljöer som bjuder in till att mötas samt använder oss av rätt mötesteknik blir möten roligare och effektivare.

På kontoret har mötesrum och mötesteknik alltid varit viktiga delar för att kunna mötas och något som de flesta har använt i sitt dagliga arbete redan innan pandemin.

Historiskt har man fokuserat på möten i mötesrummen och då ofta utformat dem efter följande prioriteringsordning:

1. Kapacitet – Antal mötesrum, storlek och sittplatser.

2. Design – Färg, form, inredning, belysning.

3. Funktion – Bildvisning, ljud, video, skrivytor med mera.

När nya behov uppstår ser vi att funktion kommer allt högre upp på agendan. Kontoret blir i större utsträckning en plats där människor möts för att samarbeta och vara kreativa.

Vi träffar många företag som funderar kring hur de ska skapa mötesytor och miljöer som ger de bästa förutsättningarna för att inkludera samtliga deltagare, både för de på kontoret och de på distans.

Vad krävs då för att nå detta?

Om vi vågar vända på kuttingen eller kastar om i tidigare prioriteringsordning och utgår ifrån vilka funktioner som behövs för att tillgodose verksamheten kommer slutresultatet bli ännu bättre. Tänk därför igenom vad kontoret är till för och vilka nya behov som finns.

När funktionerna står i centrum och mötesytor och miljöer utformas med rätt inredning för dess funktion blir slutresultatet funktionellt och användarvänligt med tilltalade design som inkluderar alla.

Utmana och tänk annorlunda

• Har ni mötesytor och miljöer som främjar kreativitet och innovation där ni kan vara delaktiga oavsett vart ni befinner er?

• Är traditionell möblering med rektangulärt bord i normal sitthöjd med skärm och kamera på kortsidan den bästa set-upen för att ge samma upplevelse för samtliga mötesdeltagare?

• Vilken typ av belysning bör man ha för att det ska fungera bra både för de som är på plats på kontoret och de som är med på distans?

• Är akustiken i mötesrummen anpassad för att minska efterklang som kan leda till dåligt ljud för de som är med på distans?

Det finns många aspekter att ta med för att göra det bra och man kan göra mycket med ganska små medel när funktion kommer högre upp på agendan.

Vi som är på Ximple har lång erfarenhet av stora och små projekt där vi varit med och utformat 1000-tals mötesytor och vet vikten av samarbete mellan inredning och teknik för att ge rätt möjligheter, funktioner, känsla och utseende. Därför har vi skapat en anpassningsbar checklista som vi tillsammans med er som kund använder oss av för att skapa det perfekta kontoret enligt precis era behov - ett kontor för att trivas i och mötas!