Ximple ger dig nycklarna till kontoret - mötesrummet

I vår miniserie ”Nycklarna till kontoret” ger vi dig konkreta tips och råd för vad man bör tänka på i det ”nya normala” när allt fler av oss kommer arbeta från kontoret i större utsträckning igen.

I första delen tittade vi närmare på arbetsplatsen https://www.ximple.se/post/nycklarna-till-kontoret-arbetsplatsen. I denna del, nr 2 av 3, lägger vi fokus på mötesrummet.

Redan innan pandemin var mötesrum och mötesteknik en viktig funktion för oss i arbetsvardagen. När vi nu går tillbaka till kontoret kommer mötesrummet spela en minst lika stor roll i vårt dagliga arbete. Men kommer vi att använda mötesrummet och mötestekniken på samma sätt som vi alltid gjort? Förmodligen inte, med nya arbetssätt kommer det ställas högre krav på mötesrummet för att tillgodose nya arbetssätt.

Vad ska du tänka på?

• Skapa en tydlig mötesstrategi som alla medarbetare är trygga med. Utgå ifrån vilka funktioner som behövs för att tillgodose verksamhetens krav och behov.

• Säkerställ att mötestekniken ger er rätt stöd för er mötesstrategi. För att strategin ska få bra genomslag måste tekniken alltid fungera och vara enkel att använda.

• Utmana och tänk annorlunda, är t.ex. traditionell möblering med rektangulärt bord i normal sitthöjd med skärm och kamera på kortsidan den bästa set-upen för att ge samma upplevelse för samtliga mötesdeltagare i ett videomöte?

• För att kunna röra sig fritt mellan olika platser är det viktigt att tekniken har en ”röd tråd”. Det ska vara lika självklart att ansluta sin dator i mötesrummet, på kontoret eller i hemmet.

• Utrusta alla mötesrum med teknik som stödjer er mötesstrategi och gör mötesrummen bokningsbara. På så sätt underlättar det för medarbetarna som inte behöver fundera på om rummet har rätt utrustning för deras möte.

Vad är det i övrigt som du bör tänka på för att lyckas?

Tekniken – Ha rätt teknik som stödjer er mötesstrategi och mötesvardag.

Funktion – Användarvänligt där alla medarbetare enkelt förstår hur tekniken fungerar.

Ergonomi – Ha rätt belysning, anpassad akustik, sol och insynsskydd och rätt ventilation i mötesrummet.

Utförande – Snygga installationer, rätt driftsättning och programmering.

Hygien – Automatiserade tekniklösningar som inte kräver fjärrkontroller mm.

Hållbarhet – Hållbarhet för både medarbetare och miljö är viktigt. Enkelhet gör det hållbart för medarbetarna, lång livslängd och möjligheter till uppdateringar gör det hållbart för miljön.

Ximple har lång och stor erfarenhet av att skapa mötesrum anpassade för just ert behov. Vi erbjuder kompletta, hållbara och användarvänliga mötesrum med hög flexibilitet.

Ximple – Vi gör det enkelt att mötas!